Pas je het RACI-model goed toe, dan helpt het om het besluitvormingsproces binnen een organisatie te verbeteren. Daarnaast vergroot het de betrokkenheid en de kwaliteit van de communicatie.
‘Implementatie = eerst zorgen voor draagvlak’
Het formuleren van het zorginhoudelijk vraagstuk is alleen nog maar het begin. Zo’n implementatieproces is meer dan het enkel inzetten van technologie. Het is belangrijk dat je goed aansluit bij de cliënt en de medewerker. Dat er een gevoel van urgentie is. Als de medewerker niet gelooft in de technologie, wordt het ook lastig voor de cliënt. Je moet echt zorgen voor draagvlak binnen de organisatie. Dit zorgt voor een stevig fundament waar je op door kunt ontwikkelen.’
Wat is het RACI-model?
In de praktijk merk ik dat het RACI-model echt van toegevoegde waarde is. Het is een middel om de rollen en verantwoordelijkheden van een project overzichtelijk weer te geven. Je maakt daarbij gebruik van twee assen. Op de ene as laat je in chronologische volgorde zien welke activiteiten en resultaten je wilt implementeren. Denk hierbij aan activiteiten als vraagverheldering, het in kaart brengen van wat er speelt binnen een organisatie (context) en wat de mogelijkheden zijn op het gebied van ICT. Op de andere as breng je het wie doet wat in kaart. Met de letter A (accountable) geef je bijvoorbeeld aan dat de gedragsdeskundige eindverantwoordelijke is voor de zorg. Met de letter I (informed) geef je aan wie waarvoor geïnformeerd moet worden.
‘Je ziet snel wie waarvoor verantwoordelijk is’
Als je het RACI-model goed gebruikt, kan het eigenaarschap en betrokkenheid creëren. Het geeft veel rust en duidelijkheid als de betrokkenen weten wie waar verantwoordelijk voor is en wie waarover moet worden geïnformeerd. Ook maakt het gelijk verbeterpunten in het besluitvormingsproces zichtbaar. Als twee mensen bijvoorbeeld de A van eindverantwoordelijke krijgen voor één taak is dat gelijk een knelpunt wat je kunt bespreken. Daarnaast maakt het samen invullen van zo’n model dat mensen gemotiveerd raken om vooral het goede te willen voor het project. Mensen zijn eerder geneigd om zich dienstbaar te maken aan wat echt nodig is.’
Zo pas je het RACI-model goed toe
Houd het RACI-overzicht simpel.
Ga bijvoorbeeld niet te veel activiteiten op detailniveau beschrijven. Zo krijg je te veel A4’tjes. Houd het leesbaar, overzichtelijk, laagdrempelig en bruikbaar. Beschrijf alleen de hoofdlijnen. Zorg dat het op één A4’tje past.
Zie het RACI-model echt als groeimodel.
Pas op voor hokjesdenken. De activiteit die vandaag bij iemand past, kan morgen niet meer passen. Mensen en processen zijn altijd in ontwikkeling.
Blijf het RACI-model bijwerken.
Houd het actueel. Gebruik het periodiek in vergaderingen zodat je kunt aanvullen en wijzigen.
Denk niet dat je met een ingevuld RACI-model het implementatie-proces goed geborgd hebt.
Daar is meer voor nodig. Blijf aanvullende vragen stellen. Is iedereen nog comfortabel in zijn/haar rol? Heeft iedereen alles wat nodig is om zijn/haar rol goed te vervullen? Of is daar meer voor nodig?
Het Raci-model maakt een complexe samenwerking inzichtelijk
Voor een succesvolle implementatie, is het creëren van betrokkenheid heel belangrijk. Je moet namelijk medewerkers van veel verschillende afdelingen betrekken. Denk hierbij ook aan managers, ICT-medewerkers en communicatiemedewerkers.’ Het RACI-model helpt dan ook om een complexe samenwerking inzichtelijk te maken. Wel is het belangrijk dat je niet te veel op het model gaat leunen. Zo van: “We hebben dit nu ingevuld, dit is geregeld.” Mensen moeten hun eigenaarschap ook zelf in de gaten houden. Bijvoorbeeld door ook zelf na te blijven gaan of de verantwoordelijkheden die ze krijgen toebedeeld, ook passen bij hun rol. Het is dus niet zo dat je met een aantal vinkjes het implementatieproces hebt geborgd.’
Het model geeft snel overzicht en inzicht
Tenslotte helpt het RACI-model ook bij het kijken in helikopterview. Je ziet bijvoorbeeld vrij makkelijk of een medewerker niet te veel werk heeft. Ook kun je snel zien of de formatie bijvoorbeeld realistisch is en waar je nog versterking op nodig hebt. Ook qua communicatieprocessen geeft het helderheid. Als iemand te veel mensen moet informeren of raadplegen, kan dat ook voor te veel vertraging zorgen. Het RACI-model maakt snel inzichtelijk wat je dus nog kunt verbeteren.